Kunden geben dazu auf der Landingpage zuerst Ihre Kundendaten ein (Firma, Name, Adresse, Mail usw.). Um die Abwicklung nach Eintreffen des Paketes möglichst einfach zu Gestalten, werden zusätzlich die Daten der zurückgeschickten Geräte erfasst und abgefragt, ob es sich um die Einsendung zur Wartung oder zu einem Fehler handelt. Sollte ein Fehler vorliegen, kann dieser auch direkt mit angegeben werden.
Das Ziel hiervon war es, die täglichen Telefonate zu Rücksendungen zu minimieren und dem Personal mehr Zeit für andere Dinge einzuräumen. Alle wesentlichen Informationen werden direkt im Formular erfasst, so dass bei Eingang des Paketes direkt mit der Reparatur begonnen werden kann.
Die Interaktion der User mit dem Rücksendeformular wurde über Javascript gelöst. Bis zu 4 Geräte können einer Rücksendung hinzugefügt werden und verschiedene Rücksendegründe können angegeben werden. Die gesammelten Daten werden dann zuerst mittels JS validiert und „gesanatized“ und dann zur weiteren Verarbeitung an den Server weitergeleitet. Die Verarbeitung der Daten auf dem Server wurde mittels PHP realisiert. Da das Unternehmen verschiedene Standorte hat, wird nach Absenden des Formulars eine Prüfung der PLZ vorgenommen. Je nachdem, welche PLZ angegeben wurde, wird der dazugehörige hinterlegte Standort ausgewählt. Die Auswahl des Standortes hat Auswirkungen auf die Weiterleitung zum DPD-Portal, da jeder Standort ein eigenes Portal mit den dazugehörigen Unternehmensinformationen hat.
Hinzu kommt, dass nicht jeder Standort jedes Gerät bearbeiten kann. Deshalb wird zusätzlich zur PLZ-Abfrage eine Abfrage gemacht, um welches Gerät es sich handelt und mit den möglichen bearbeitenden Standorten verglichen und dementsprechend zugewiesen. Um bei Rückfragen den zuständigen Außendienstmitarbeiter schnellstmöglich zu kontaktieren, erfolgt zusätzlich noch eine Abfrage, die die eingegebene PLZ einem entsprechenden Außendienstgebiet und -mitarbeiter zuordnet. Die erhaltenen Daten werden als zusätzliche Information an das Unternehmen weitergeleitet.
Nachdem alle Daten verarbeitet wurden, wird mittels PHPMailer jeweils eine Mail an den User (Informationen zum Eingang der Rücksendeanforderung) und eine an den entsprechenden Standort (alle gesammelten und berechneten Informationen) gesandt. Zusätzlich werden die gesammelten Daten in eine SQL-Datenbank zur Sicherung und späteren Einsicht eingefügt. Nach Ausführung des PHP-Scripts meldet der Server die erfolgreiche oder nicht erfolgreiche Abwicklung des Scripts an den Client, wo bei einer erfolgreichen Ausführung die Weiterleitung des Kunden im Browser über einen Restlink realisiert wird. In diesen Link werden die Daten des Users integriert und per Redirect wird der User dann zum DPD-Rücksendeportal weitergeleitet. Durch den Restlink wird das Rücksendeportal automatisch mit den angegebenen Daten befüllt und der User kann sich direkt ein Rücksendeetikett für sein Paket ausdrucken.